(Bu makale Hürriyet Gazetesi Yenibirİş Dünyası’nda yayınlanmıştır.)

Dört Mahalleli Kasabada Nasıl iletişim Kuracağız?

İletişim temel bir yaşam becerisi… Duygu, düşünce ve bilgilerin çeşitli yollarla başkaları ile paylaşılması süreci…

İnsanlığın ilk döneminde iletişimde önce ses vardı. İletişim tarihi, düşüncenin tarihiyle eş zamanlı. İnsan önce
sesini tanıdı sonra da ses aracılığı ile anlamı keşfetti. İnsanlık tarihinde ilk sanat çalışmaları ise, sesin desteklediği bedensel hareketlerle ortaya çıktı. Mağaralardaki duvar resimlerinde ilk insanlar duygularını, düşüncelerini ifade ettiler ve iletişimin yolculuğu böylece başlamış oldu. Sonra, dilin ve konuşmanın ardından iletişim sözlü ve yazılı olarak gelişti. Kendimizle iletişim kurduk, sonra en yakınımızdakilerle, sonra arkadaşlarımızla, farklı şehirlerde hatta ülkelerde yaşayan insanlarla iletişim kurduk. Bu açıdan baktığımızda, ‘iletişimin tarihi, insanlık tarihi ile başlar’ diyebiliriz.

Günümüze geldiğimizde ise, iletişim becerisinin gerek sosyal yaşamda, gerekse profesyonel yaşamda güçlü bir birey olmak ve başarıya ulaşmak adına kullanılan en önemli anahtar olduğunu görüyoruz. Günün temposunu belirleyen, gündemi oluşturan ve her kapıyı açan etkili bir anahtar…

İletişim, İngilizce ve Fransızca “communication”, Latince’de ise “communis” yani “ortak” kelimesinden gelir.
Karşılıklı olarak paylaşmayı, düşünceleri, bilgileri aktarmayı, etkilemeyi, etkileşim içinde olmayı gerektirir. Ve en önemlisi de iletişim kurabilmek için başkalarına ihtiyaç vardır.

“Yaşayan hiçbir şey, yalnız başına ya da sadece kendisi için var olamaz” (William Blake).

İnsanların birbirleri ile iletişim kurmadan yaşamaları mümkün değildir. Kişilerin mutlulukları kurdukları iletişimle doğru orantılıdır. İş dünyasında da durum böyledir. Çalışanlar iş hayatının dinamik yapısı içerisinde inanmak, güvenmek ve paylaşmak isterler. Üretilen işin kalitesinin yüksek ve verimli olması şirket içinde kurulan iletişimin etkililiğine bağlıdır. Koordinasyonu sağlamada, iş süreçlerini etkili yürütebilmede, enerjiyi artırmada, değişime hazırlanmada, performansı iyileştirmede ve ilişkilerin etkinliğini artırmada iletişim büyük önem taşır. Dinamik, yenilikçi, rekabetin yoğun olduğu ve sürekli değişen günümüz iş dünyasında “bilgili insan” yerini “sürekli öğrenen insana” bıraktı. Şirketler de içinde bulunduğumuz bilgi çağına ayak uydurma ve elde ettiklerini kendi stratejileri ve hedefleri doğrultusunda kullanabilme yarışına girmiş durumdalar. Bu yarış aslında bir zorunluluk… Çünkü, şirketlerin de tıpkı insanlar gibi kendilerini yenilemeleri, öğrenen organizasyonlara dönüşerek bilgi çağının gerektirdiği tüm şartlara sahip olmaları gerekiyor. Burada da en önemli rolü iletişim oynuyor…

Kelimeleriniz düşüncelerinizin giydiği kıyafetlerdir. Öyle ise onları iyi giydirin…

Etkili iletişim stratejik bir süreçtir!

Cep telefonlarının artık vazgeçilemez bir alışkanlık olduğu, internetin hayatımızın her alanına girdiği, televizyon ve bilgisayarların insanı yalnızlaştırdığı bu dönemde yüz yüze iletişim ortamları giderek azalıyor. Burada dengeyi sağlayacak unsur ise etkili iletişim becerileridir. İşte bu yüzden etkili iletişimi stratejik bir süreç olarak ele almamız gerekir. Çağa uyum sağlayabilmek adına hızlı yaşamayı alışkanlık haline getirdik, hızlı gidiyor, hızlı konuşuyor, hızlı karar veriyor, hızlı davranıyoruz ancak tüm bu hız denemeleri içerisinde iletişim becerilerimizi kaybettiğimizi farkında mıyız acaba? Hızlı karar verdiğimiz için dinleme ve anlama aşamalarını atlıyoruz. Bu da beraberinde öğrenme eksikliğini getiriyor, yani hepsi birbirini takip eden bir zaman dilimi.

“Söz söylemek için önce dinlemek gerekir. Söze kulak verme yolundan gir.” Mevlana

“İngiliz denizci kaptan James Cook,18. yy.’da Avustralya kıyısına adım attığında daha önce hiç görmediği bir hayvanla karşılaşır. Yanındaki yerliye hayvanın adını sorunca “Kangroo!” yanıtını alır. Böylece denizci, arka ayakları üstünde sıçrayan, yavrularını kesesinde taşıyan bu hayvanın resmini çizer ve ülkesine döndüğünde herkese bu
hayvandan bahsederek resmi gösterir. Zamanla tüm dünya bu hayvanı tanır. Çok sonra Avustralya yerli dillerini incelemek üzere kıtaya giden bir dilbilimci, yerlilerin bu hayvan için başka bir isim kullandıklarını görür. “Kangroo!” yerli dilinde “Seni anlamıyorum!” anlamına gelmektedir.”

İletişim öğrenilen ve geliştirilen dinamik bir süreçtir. Anlaşılmayı beklemeden önce anlamak, bakmak yerine görebilmek, duymak yerine dinleyebilmek, konuşmak yerine etkin ifade edebilmek bu sürecin temel taşlarıdır. Bilgiyi, sunduğumuz hizmeti, ürettiğimiz ürünü hedef kitlemize, müşterilerimize ulaştırabilmenin yolu etkili iletişimden geçiyor. İletişimde etkililiği sağlamak ise açık ve net olmayı, aktif dinlemeyi, beden dilini doğru kullanmayı, herkesi anlamaya çalışmayı, algıları yönetmeyi, empatiyi, paylaşımı ve geribildirimi gerektirir. Etkili iletişim bir şirketin başarıya ulaşmasındaki en önemli temel yapı taşlarından birisi. İş süreçlerini etkili yönetmek, koordinasyonu sağlamak, çalışanların enerjisini artırmak, değişime uyum sağlamak, performansı iyileştirmek ve gelişimin sürekliliğini sağlamak sonuca dönük başarılı bir iletişim sanatı ile mümkündür…

Etkili iletişim mutlaka iki taraflı olmalıdır, dans eden iki kişi, birlikte uyum içerisinde çalan bir orkestra, sınıfta dikkatle ders dinleyen öğrenciler ve öğretmen arasında sağlanan iletişimde olduğu gibi.

İletişimde açık ve net olmak, aktif dinlemek önemlidir. Herkesle iletişim kurabilen çalışanlar en fazla doyum sağlarken, iletişim kuramayan ya da çok az kişi ile iletişim kurabilen çalışanların doyum seviyesi düşük olur. Bu da doğrudan yaptığımız işe yansır. Anlatmak istediklerimizi direkt karşı tarafa iletmek, açık ve anlaşılır olmak, herkesin anlayabileceği sözcükleri kullanmak sonuca ulaşmamızı kolaylaştırır.

Karşımızdakini anlamak dinlemeyi bilmeyi gerektirir. İletişim kurma becerimiz ne kadar iyi bir dinleyici olduğumuzla doğru orantılıdır.

Tüm bedenimizle ayni mesajı verebilmemiz önemlidir!

“Hareketler kelimelerden daha fazla konuşur, daha çok şey ifade eder”(Oscar Wilde).

Hiçbir şey söylemediğimiz zamanlarda bile aslında pek çok şey söyleriz. Kelimeleri kullanmadan dahi, iletmek istediğimiz mesajları çevremizdekilere iletmeyi sürdürürüz. Oysa, özellikle iş hayatında kelimelerin gücüne çok güveniriz. Önemli bir toplantı ya da sunum öncesinde, satış görüşmesine giderken, üzerinde çok emek verdiğimiz bir projemizi sunarken… hep kelime odaklı hazırlıklar yaparız. Yapılan araştırmalar göstermiştir ki, iletişimde kelimelerin yeri sadece % 7 iken, ses tonu % 35 ve beden dili % 55’lik bir öneme sahip. Bu sebeple, kullandığımız kelimelerin beden dilimizle aynı mesajı verebilmesi iletişimde önemli avantajlar sağlar. Bu, aynı zamanda karşımızdaki kişinin verdiği mesajları anlamak, algılamak adına da önemlidir.

Algılar etkili iletişimde önemli bir yere sahiptir! Bir şirket içerisinde herkesin algısı farklıdır. Algıları beklentilerimiz yönlendirir. Beklentilerimiz çerçevesinde, bir şeyi nasıl görmek istiyorsak o şekilde yorumlarız. Dolayısıyla, algılar gerçekleri gölgeler. Önyargılardan kaçınarak algıları yönetmek, kişileri yönetmenin ve onlarla etkili iletişim kurmanın ilk adımıdır.

İletişimi güçlendiren, gelişime katkı sağlayan bir unsur: Geribildirim Yapılan bir işin anlam kazanması, verimli olması ve geliştirilebilmesi yapıcı ve özgüveni artırıcı geribildirimle doğrudan ilişkilidir. Günümüzde şirketler işteki başarılarını artırmak, iletişimlerini ve performanslarını geliştirmek için gerekli geribildirimi sağlama konusunda pek çok kaynağa ulaşabiliyorlar. Kişiler de hedeflerine ulaşabilmek için beklentileri ve değerleri ile uyumlu davranışlar geliştirirler. Kişinin çalışma arkadaşları ve yöneticisi de bu yönde beklenti içindedir. Bu kişiler çalışanla ilgili vardıkları sonuçları ve algılamalarını paylaştıkları an geribildirim süreci başlar.

Geribildirim, iletişimin en dinamik yönüdür. Geribildirim çoğu zaman korkulu bir rüya olarak görülür. Oysaki bir yönetici doğru olarak verdiği geribildirim ile çalışanların güçlü yönlerinin ortaya çıkmasına, çalışanların kendileri ile ilgili farkındalık kazanarak gelişim fırsatı bulmalarına olanak sağlar. Önemli olan geribildirim sürecini doğru yönetmektir, bu da etkili iletişim becerileri ile mümkün olur. Doğru zamanda yapılan, açık ve net olan, belirli bir davranışı geliştirmeye yönelik, eleştiri yerine yardımcı olmayı esas alan bir geribildirimin başarı üzerindeki payı büyüktür. İyi yapılanmış, amacı somut olarak ortaya konmuş, objektif kriterlere dayalı bir geribildirim, güven duygusunu pekiştirir. Yaratılan bu güven, işte fark yaratacak sonuçların alınmasını sağlar.

Bugünlerde en çok zorluk çektiğimiz konuların başında iletişim kurmak, kurduğumuz iletişime geribildirim alabilmek ve kendimizi karşımızdakilere anlatabilmek geliyor. Tabi anlattıklarımızın dinlenmesi ve anlaşılması da bir sonraki en önemli adım. İletişim kurmak istediğimiz daha doğrusu iletişim kurmaya çalıştığımız iş insanları bizi dinliyorlar mı? Yoksa sadece kendi doğruları ve iletişim yolları ile kendilerini mi ifade ediyorlar? Zor zamanlarda bizden anlayış bekleyen iş ortaklarımız acaba bizimle empati kurmaya çalışıyorlar mı?

Ve çağımızın en önemli iş hastalığı: “Geri bildirim Vermeme Sendromu”
…
Sendromun belirtileri sözde yoğunluk, artan ve doğru planlanamayan iş yükü, zamanı yönetememe, öncelikleri belirleyememe olarak başlıyor, hastalığı tetikleyen önemli faktörlerden biri ego. İşte tüm bu plansızlıklar ego ile desteklenince karşı tarafı dinlemeyen, dinlemeye çalışmayan, anlamayan ya da anlayamayan, iletişim kurmaktan çok uzak ve en basit konulara bile geribildirim vermemeyi alışkanlık haline getirmiş, üstelik bu davranışları bir hata olarak kabul etmeyen iş insanlarının sayısı gittikçe artıyor. Sürekli mazeret üreten, yapma sözü veren ama bir türlü yapamayan, iletişim kurabildiğini düşünen ama kuramayan insanlar hayatımızın birer parçası olarak aslında kendi hikayeleri içinde kendi yazdıkları rolleri oynayarak zamanımızı çalıyorlar. Aslında iş hayatı ya da özel hayat diye adlandırdığımız iki hayatımız yok, herkesin tek bir hayatı var ve işte ya da iş dışında kurduğumuz etkili iletişimler, karşımızdakileri durup dinlemek, anlamak ve geri bildirim vermek tamamen bizi yansıtıyor.

“Nasıl davranırsan, tıpkı ayna gibi sana yansır” (Goethe).

Geribildirim, kısaca, kim olduğumuzun ve nasıl göründüğümüzün aynasıdır. İletişimin geri bildirim üzerindeki yansımaları gelişim ve başarı sürecimizi etkiler, yaptığımız işe, ürettiğimiz değerlere anlam katar.
Güzel bir hikayeyi paylaşmak istiyorum bu noktada sizlerle ;

Dört mahalleli kasaba

Küçük bir kasabanın dört ayrı mahallesi varmış. Birinci mahallede Evet ama’lar yaşıyormuş. Evet ama’lar ne yapılması gerektiğini bildiklerini düşünürlermiş. Yapma zamanı geldiğinde ise “Evet, ama” diye cevap verirlermiş. Cevapları hep yanlış olurmuş. Suçu başkalarına atmakta da ustaymışlar. İkinci mahallede Yapacağım’lar yaşarmış. Ne yapacaklarını bilirlermiş.
Kendilerini yapacakları şeye adım adım hazırlarlarmış, ama yapacakları sırada şanslarını kaçırdıklarının farkına varırlarmış. Bu mahallede insanların dizleri dövülmekten yara bere içindeymiş. Yaşamı ertelememek için verdikleri kararı bile ertelerlermiş. Üçüncü mahallede yaşayan Keşkeci’lerin, hayatı algılama güçleri mükemmelmiş. Neyin yapılması gerektiğini daima en isabetli şekilde bilirlermiş ama, her şey olup bittikten sonra. Keşke’cilerin de başları kanarmış hep, duvarlara vurmaktan! Kasabanın en yeşil bölgesinde, en güzel evlerin olduğu mahallede ise İyi ki yaptım’lar otururmuş. Keşkeci’ler bu mahallede yürüyüşe çıkar, etrafa hayranlıkla bakarlarmış. Yapacağım’lar Keşkeci’lerle birlikte bu mahallede yürüyüşe çıkmak ister ama bir türlü fırsat bulamazlarmış. Evet ama lar ise mahallenin güzelliğini görmek yerine, ağaçların gölgelerinin yeterince geniş olmadığından, güneşin daha erken saatte doğması gerektiğinden şikayet ederlermiş. İyi ki yaptım mahallesindeki insanların kusuru da, beyinlerinde mazeret üretme merkezlerinin olmayışıymış!..

Öyle ise dinleyelim, anlayalım, soru soralım, algılayalım. Geribildirim verme alışkanlığını kendimize kazandıralım, keşkeci olmayalım, evet amacılardan mümkün olduğu kadar uzaklaşalım, yapacağımlara örnek olalım. İletişim adına öğrenelim, öğrenmeyi destekleyelim. Ünlü Alman şairi Goethe’nin dediği gibi “Düşüncelerini tam ve yerinde kelimelerle belirtemeyen insanlar, yanlış tartılarla tam iş görmeye çalışan satıcılara benzerler.”

Mehmet Acar